12、實質(zhì)性響應(yīng)具體規(guī)定
在采購文件編制中，必須對什么是實質(zhì)性響應(yīng)作出具體規(guī)定。
所謂實質(zhì)性響應(yīng)，是指投標文件應(yīng)與招標文件所有實質(zhì)性條款、條件和要求相符，無顯著差異或保留（所謂無顯著差異或保留是指對工程的發(fā)包范圍、質(zhì)量標準及適用性產(chǎn)生實質(zhì)影響），或者對合同中約定的招標人權(quán)利和投標人義務(wù)方面造成重大限制，糾正這些顯著差異或者保留，將會對其他實質(zhì)性響應(yīng)招標文件的投標文件的投標人的競爭產(chǎn)生不公正影響。
在招標投標過程中，招標與投標實質(zhì)上是一種買和賣的行為，只不過這種買與賣完全遵循公開、公平和公正的原則，按著法律規(guī)定的程序和要求進行，這與傳統(tǒng)物資采購相比，無論是采購的管理思想還是采購方式，都有很大的不同。
對于招標方來說，采購的所有要求和條件完全體現(xiàn)在招標文件之中，這些要求和條件就是評標委員會評價投標人能否中標的依據(jù)，除此之外不允許有額外的要求和條件。
而對于投標人來說，必須完全按照招標文件的要求編寫投標文件，如果沒有按照招標文件要求作出響應(yīng)，或者響應(yīng)不完全，或者對某些重要方面和關(guān)鍵條款沒有作出響應(yīng)，或者這種響應(yīng)與招標文件的要求存在重大偏差，都可能導致投標無效。
而投標供應(yīng)商投標無效在很大程度上是對招標文件的實質(zhì)性要求沒有理解，造成沒有對招標文件的實質(zhì)性要求作出響應(yīng)。當然，與有些招標采購機構(gòu)在招標文件中沒有對實質(zhì)性要求作出明確規(guī)定有關(guān)。因此，必須對招標文件的實質(zhì)性要求作出具體規(guī)定。
13、合同格式及主要條款
制作招標文件時，招標人應(yīng)向投標人提供統(tǒng)一的合同參考格式，便于投標供應(yīng)商在充分掌握項目具體情況，理解招標采購意圖，并在中標后與采購人簽訂合同時直接采用合同格式。一般情況下，合同格式和主要條款應(yīng)作為招標文件的重要組成部分，是向投標供應(yīng)商提供中標后所應(yīng)簽署的合同基本格式，并針對項目的具體內(nèi)容就其商務(wù)部分提出要求，同時對合同的主要條款作出明確規(guī)定。
?必須說明合同價款所包括的項目和內(nèi)容。例如，對于網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)集成項目合同，總價款應(yīng)該有網(wǎng)絡(luò)設(shè)備、設(shè)備運輸、設(shè)備安裝調(diào)試、綜合布線、軟件供應(yīng)及安裝調(diào)試、系統(tǒng)集成、系統(tǒng)運行調(diào)試、人員培訓、保修期限及其保修責任等多個構(gòu)成部分，必須作出詳細說明。
?合同主要條款必須對項目所涉及的貨物的技術(shù)規(guī)格、品牌、型號、基本配置、原產(chǎn)地、生產(chǎn)廠家、數(shù)量等內(nèi)容提出明確要求和規(guī)定，一般可用設(shè)備清單表述。
?合同主要條款必須對工期或交貨期、保修期提出明確要求，作出明確規(guī)定。
?應(yīng)根據(jù)項目采購方案，對項目所涉及的產(chǎn)品或設(shè)備，包括備品、配件等提出明確的技術(shù)要求，并對質(zhì)量保證措施作出明確規(guī)定。
?必須對供應(yīng)商提供的服務(wù)項目，包括服務(wù)項目的內(nèi)容和要求、所依據(jù)的規(guī)范標準作出明確規(guī)定。
?詳細規(guī)定驗收主體，即由哪一方組織驗收，哪幾方參與驗收，驗收時依據(jù)的標準，驗收的時間，驗收報告的形成及其效力，對驗收不合格問題的處理等。
?必須明確規(guī)定合同款項結(jié)算的方式、期限，如屬分期付款，則應(yīng)明確付款期限和付款比例，付款時的依據(jù)和相關(guān)程序等。
?合同履行過程中雙方的違約責任及違約時的處置辦法應(yīng)作出具體規(guī)定。
?對合同需要變更、中止或者終止的情形，必須事先作出規(guī)定，并要在合同主要條款中對這些情形予以明確。
?必須明確規(guī)定合同履行過程中的不可抗力因素，這些因素一般應(yīng)包括地震、自然災害和不可預見的意外，如空難、交通事故等。
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